الهدف الوظيفي قد يكون جزء هام من أي سيرة ذاتية ، ومن المهم أيضًا أن يذكر الإداري مهاراته ، وكفاءته بشكل جيد ، وهناك بعض الأهداف الوظيفية للموظف الإداري ، والتي يحتاج بالاحتفاظ بها في سيرته الذاتية إذا كان يريد الحصول على منصب إداري جيد ، والموظف الإداري يعمل على تشغيل أنشطة المؤسسة بسلاسة وكفاءة ، ومن ضمن أهدافه الرئيسية توجيه ، ومراقبة الخدمات التي تقوم بدعم المؤسسة ، والتي تعمل على تسهيل نجاح أي مؤسسة ، وما يثبت نجاح الهدف الوظيفي للإداري النتائج التي يحققها في المنظمة .
الهدف الوظيفي للإداري
في الواقع أن شغل منصب إداري في شركة ما يعني أن أصحاب العمل يتطلعون منك أن تقوم بتقديم الكثير ، وأن تقوم بالحفاظ على سير الأمور بسلاسة داخل المنظمة ، وعندما يقوم إداري بكتابة هدفًا مهنيًا لأي وظيفة تخص الإدارة ، يجب أن يركز على مهاراته التي تساعد على إبقاء هذه المؤسسات على المسار الصحيح ، والغرض من الهدف الوظيفي للإداري هو إخبار صاحب العمل بنجاح خطة هذا الإداري ، ونجاح أهدافه المهنية ، ومن الجيد لأي إداري عند كتابة هدف أن يقوم بتضمين المجال الذي يهتم به ، وأن يقوم بوصف ، كيف يريد استخدام مهاراته لصالح الشركة الذي يعمل من أجلها .
مهارات الموظف الإداري
التواصل الفعال
تعمل معظم المؤسسات على إصدار جهة اتصال من خلال البريد الإلكتروني ، وبشكل خاص في مواقع الويب ، والمسؤول هو الذي يتلقى الاتصالات ، ويوجه المتصل بطريقة مناسبة ، والتواصل الفعال الذي يتم في كل المنظمة ، وبين الإدارات المختلفة يدل على كفاءة المدير ، وقيامه بدوره بشكل جيد ، ومدير الإدارة يعمل على المحافظة على جميع قنوات الاتصال داخل المنظمة ، وخارجها مع المجتمع الخارجي ، ويسهل مدير الإدارة عملية الاتصال المتبادل بين كل موظف في المؤسسة ، وذلك عن طريق الهاتف والبريد الإلكتروني ، والعمل على تحديثهم في جميع التطورات .
إدارة المكاتب
يقوم مدير الإدارة بالأشراف على جميع أعمال استقبال ضيوف المكتب وتوجيههم ، وكذلك الأعمال الكتابية ومنها الجدولة ، وإدخال البيانات ، وأيضاً الاتصالات الهاتفية ؛ فنجد إن الحرص في هذه المهام ، وتسليمها بشكل يومي يحافظ على المؤسسة ، وعملها بشكل سلس وبسيط ، كما يسهل مختلف الأنشطة والمهام الأخرى لباقي الأقسام ، ويؤدي مدير الإدارة واجباته من أجل جعل الإدارة تصبح استثنائية ؛ فهو المسؤول عنها ، وعن كل ما يتعلق بها بشكل يومي .
الكفاءة الوظيفية
تُعد هي الميزة التي تميز بين مدير الإدارة الناجح ، وغير الناجح ؛ فالكفاءة الوظيفية تكمن في قدرته على تنسيق عمل جميع الوظائف التنظيمية ، قيامه بتنظيم المؤتمرات ، والحفلات ، والاجتماعات بشكل سليم ، يحتفظ بالملفات والسجلات ، ويقوم بنشر المعلومات إلى الموردين ، والمديرين ، والموظفين ، ويشرف مدير الإدارة الناجح على تنفيذ اللوائح الموضوعة من قبل المنظمة ؛ فيجب عليه أن يحرص على تنفيذ كل سياسات المنظمة بطريقة سليمة .
التخطيط التنظيمي
يعمل مدير الإدارة مع جميع الإدارات الأخرى داخل المؤسسات ، ويستقبل مختلف الاستفسارات سواء من داخل المنظمة ، أو من خارجها ، ومن خلال ذلك يستطيع جمع كافة المعلومات حول مهام كل قسم في المنظمة ، ويكن مدير الإدارة على تواصل دائم لمعرفة احتياجات المنظمة ، وما يلزمها من لوازم تنظيمية ، ويتابع التكاليف ، ويقوم بوضع استراتيجية لمعرفة ضمان الجودة .
التركيز على التنظيم
لابد أن يتميز مدير الإدارة بمهارات تنظيمية ؛ حتى يستطيع تتبع العديد من العناصر والأحداث المختلفة والمهمة ، ومسؤول الإدارة الذي يتمتع بالمهارات التنظيمية الممتازة ، يمكنه القيام بعدة مهام مع العديد من الشركات ، وخاصة المتنامية ، وتبسيط العمليات لصالح شركته ، وكذلك زملاء العمل .
التركيز على التكنولوجيا
إتقان أحدث التقنيات الحديثة في عالم التكنولوجيا ، والتعامل معها بسهولة يساعد مدير الإدارة على النجاح بشكل أسرع داخل المنظمة ، حيث إن المسؤول عن العمل داخل المنظمة سوف يقدر للمدير معرفته بأنواع البرامج ، أو مسح فيروس يواجه الكمبيوتر ، أو عمل جداول للبيانات وهكذا ؛ فكونه محترف إداري في عالم التكنولوجيا ، والبرمجة سيعزز مكانته في منصبه .
التركيز على المهارات العملية
الأمور الرئيسية الخاصة بالمهام الإدارية تكمن في معالجة الملفات ، وإدخال البيانات ، والإنتاج للمواد اللازمة للمؤسسة ؛ فدائما مطالب من المسؤول تنفيذ العديد من المهام من سحب البيانات ، وكتابة التقارير ، وطبعها ، وتوزيعها ، وعند كتابة أي هدف وظيفي يتم التركيز على المهارات العملية .
التركيز على حل المشكلات
هدف الإدارة هو التأكد إن جميع الأمور تسير بسهولة داخل المنظمة ، وبعيدة عن المشكلات ، والذي يقوم بحلها دائماً هو مسؤول المكتب ؛ فقد تواجه مشكلات مثل تأخر التقارير التي لابد من تحضيرها على اجتماع الظهر ؛ فعلى مدير الإدارة ، أو المسؤول سرعة البحث عن حل لهذه المشكلة ، والعديد من المشاكل الأخرى التي تواجه المسؤول بشكل يومي ، وعليه أن يقوم بإيجاد حل مناسب لها بشكل فعال .
المساعدة الإدارية
لابد من وجود مساعد إداري في أي عمل ناجح ؛ فهو دائما له الفضل في نجاح المنظمة ، ويعمل من خلف الكواليس ، ويساعد في الحفاظ على المؤسسة ، والمساعد الإداري من أكثر الموظفين قيمة ، لأنهم يعملون بشكل فعال داخل المؤسسة ، كما إنهم يقوموا بمساعدة المؤسسة على تحقيق أهدافها المرجوة .
ويرجع ذلك إلى وجود خطة سابقة للأعمال التي ستنفذ يتم وضعها من قبل مدير الإدارة ، وبالطبع لابد أن يكن المساعد الإداري على فهم جيد بأهداف الموظف المكتوبة ، والمتوقعة ، وذلك لإتمام المهام اليومية بشكل جيد ، وفي أغلب الأحيان يكن لدى هؤلاء الموظفين فهم غامض لما مطلوب منهم القيام به من مهام ، والوصف الوظيفي الدقيق ، والمحدث باستمرار يعتبر أداة ذو قيمة لتوصيل توقعات الوظيفة ، ويمكن للمسؤول استخدامه عند تقييم مدى أداء الموظفين خلال فترة الأداء .
مهارات السيرة الذاتية للموظف الإداري
فيما يلي بعض الأمثلة على المهارات التي يمكن أن تذكرها في سيرتك الذاتية إذا كنت تتقدم للحصول على دور الموظف الإداري.
- اتقان تكنولوجيا الكمبيوتر .
- التواصل اللفظي القوي وكذلك التواصل المكتوب .
- فهم المهارات التنظيمية .
- القدرة على التخطيط لمهارات التخطيط الاستراتيجي .
- مهارات إدارة الوقت جيدة .
- تكييف التغييرات بسرعة .
- القدرة على التنبؤ بالاحتياجات .
- القدرة على تحديد موعد وكذلك إدارة البريد الإلكتروني .
- اتقان إدخال البيانات ومجموعات الطلبات .
- القدرة على تنظيم الأحداث المختلفة .
- القدرة على تقديم خدمة عملاء ممتازة
