مميزات الرسالة الوظيفية

ما هي الرسالة الوظيفية 

الرسالة الوظيفية هي رسالة مكتوب بواسطة جهة اتصال لمرشح وظيفة ويتم تقديمه إلى أصحاب العمل كدليل على الصفات الشخصية للمرشح ، حيث يمكن التحدث عن قدرات المرشح وشخصيته ، ويمنح هذا أصحاب العمل نظرة ثاقبة لشخصية المرشح وسماته ، ويساعد في فهم ما إذا كان المرشح سوف يكون ثقافة جيدة مناسبة للمنظمة ، وفي بعض الحالات ، قد يطلب أصحاب العمل من المرشحين تضمين مرجع شخصي مع طلباتهم ، وقد يطلب أصحاب العمل أيضًا مراجع قبل المقابلات أو بعدها.

أهم مميزات الرسالة الوظيفية

تبحث الشركات عن طرق لتسريع عملية التوظيف ، ولتحسين وقت التوظيف ولخلق انطباع إيجابي بين المرشحين ، لكي يزيد من فرص قبول العرض ، هو استخدام الرسائل النصية للتواصل مع المرشحين ، فهي وسيلة للوصول إلى المرشحين بسرعة وإبقائهم على علم بوضعهم في عملية التوظيف ، فيما يلي بعض الفوائد المحتملة لاستخدام الرسائل الوظيفية كجزء من عملية التوظيف الخاصة بك:

• تتيح لك البقاء على اتصال مع المرشحين بسهولة لأنه يمكن إرسال الرسائل إلى عدة مستلمين في وقت واحد.
• قد تكون طريقة أفضل للوصول إلى بعض المرشحين ، قد يكون بعض الأشخاص أكثر قدرة على الرد عبر الرسائل النصية بدلاً من الرد على مكالمة هاتفية في أي لحظة ، وخاصة أولئك الذين يعملون حاليًا في مكان آخر.
• تقدم شكلاً من أشكال التوثيق المكتوب ، على عكس المحادثة الهاتفية ، مثل الرسائل الادارية.
• قد يسرع عملية التوظيف ، مما يسمح لك بالحصول على إجابات بشكل أسرع والتواصل بشكل أفضل.
• قد يحسن انطباع المرشحين عن عملية التوظيف ، حيث تتمكن من البقاء على إتصال أكثر في كثير من الأحيان.
• هي شكل من أشكال التواصل وقد يكون الجيل الأصغر يفضلون المراسلة النصية على الاتصال ، ويعني هذا أنه سوف يتم النظر إلى الشركة بشكل أكثر تفضيلًا لاستخدام شكل مفضل للاتصال.
• يمكن أن يكون وسيلة للوصول إلى المرشحين السلبيين ، ويمكن اعتباره شخصيًا أكثر من البريد الإلكتروني ، تحتوي الرسائل النصية أيضًا على معدلات استجابة أعلى من رسائل البريد الإلكتروني لهذا النوع من الاتصالات.
• يمكن أن تبدو المنظمة أكثر قابلية للتواصل ، والتي يمكن أن تكون خاصية إيجابية في نظر الموظفين الجدد المحتملين.
• يمكن أيضًا استخدامها لإرسال أسئلة فحص قصيرة إلى المرشحين ، مما يسهل إنشاء قائمة قصيرة ، وربما حتى تقصير عملية المقابلة.
• يمكن استخدامه من شاشة الهاتف ، وإذا تم إجراؤه بشكل جيد ، يمكن أن يكون أكثر كفاءة لأن المحادثات المتعددة يمكن أن تحدث في نفس الوقت ، ويمكن تطوير بعض جوانب هذه العملية لزيادة الكفاءة.
• هي وسيلة لإيصال المعلومات إلى المرشحين بشكل أسرع ، حيث يقوم بعض الأشخاص بفحص الرسائل النصية على الفور ولكن قد يكونون بعيدين عن البريد الإلكتروني لفترات زمنية أطول.
• هي طريقة طبيعية للاتصال لمن هم دائمًا على أجهزتهم المحمولة ، والتي تشمل العديد من الباحثين عن عمل.
• هي وسيلة للتغلب على مشاكل الجدولة ، ويمكن الرد على الرسائل النصية متى كان لدى المستلم الوقت مع التخلص من الحاجة إلى القلق بشأن ما إذا كان كلا الطرفين متاحين في نفس الوقت ، على عكس المكالمة الهاتفية.
• تكون موجزة بشكل افتراضي.
• هي طريقة سهلة لإرسال التذكيرات.

خصائص الرسالة الوظيفية

الرسالة الوظيفية هي فرصتك لخلق انطباع أول جيد لدى صاحب عمل محتمل ، وعناصر الرسالة هي أدوات لقياس المتقدمين الذين يستحقون دراسة جادة ، فيما يلي نتعرف على أهم خصائص الرسالة الوظيفية :

• البداية محددة

يجب أن تخبر الرسالة الوظيفية الفعالة القارئ بأنك تريد وظيفة معينة وتشرح اهتمامك بهذا المنصب ، يجب أن تكون بداية رسالتك بعرض معرفتك عن الشركة التي تتقدم إليها ، واستخدم أمثلة محددة لتجربتك ،  حيث يؤدي القيام بذلك إلى خلق انطباع بأنك تتخذ قرارات مدروسة بدلاً من مجرد التقدم لشغل أو أي مناصب مفتوحة.

• عرف نفسك

لابد أن تتضمن الرسالة شرح لمؤهلاتك وخبراتك ، حتى لو قدمت طلبًا أو سيرة ذاتية تحتوي على هذه المعلومات ، حيث توفر هذه المستندات لمحة عامة عن هويتك وما قمت به ، وحدد علاقة معرفتك ومهاراتك وخبراتك بالوظيفة التي تتقدم لها ، وقم بوضع ذلك في خطاب التقديم.

• ذكر المهارات المطلوبة

لابد أن توضح أنك قرأت إعلان الوظيفة جيدًا ، وتعرفت على كل المتطلبات الموجودة في رسالة طلب التوظيف الخاص بك ، على سبيل المثال ، إذا كان صاحب العمل أوضح في الاعلان أن يكون المتقدم للوظيفة على علم ببعض برامج الكمبيوتر ، فلابد أن تذكر في رسالة طلبك أنك على دراية ببرامج الكمبيوتر المختلفة.

• جهة اتصال

يجب أن يشجع رسالة التقديم القراء على الاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف ، وفلابد أن تتوقع مقابلتك ، وتعمل على تسويق رسالتك من خلال تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، تذكر أنه لا يمكن لأحد الاتصال بك إذا لم تقدم تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، حتى إذا كنت ترسل خطاب الطلب عبر البريد الإلكتروني ، فلا تفترض أن المستلم الأول هو الشخص الذي يتخذ قرارات التوظيف ، ويمكن للأشخاص تمرير خطاب الطلب الخاص بك ، في عملية فصله عن المستندات الأخرى التي ترسلها ، فعليك التأكد من كتابة عنوان بريدك الإلكتروني وعنوانك البريدي ورقم هاتفك في خطاب الطلب.

• عرض تقديمي محترف

لابد أن تكون رسالة الطلب فعالة ويجب أن تستخدم العرض باحتراف ، ويجب أن يكون المستند الخاص بك خاليًا من الأخطاء النحوية والإملائية ، ويجب عليك الالتزام بالخطوط والتنسيقات الاحترافية ، إذا كنت تقدم المستند شخصيًا أو ترسله بالبريد ، فقم بطباعة الرسالة على ورق نظيف ونقي ، وهناك أمثلة على الإنترنت لتنسيق الرسالة الوظيفية.

عيوب الرسالة الوظيفية 

فيما يلي بعض العيوب  لاستخدام الرسائل النصية كجزء من عملية التوظيف:

• قد يتجاهل عن غير قصد بعض المرشحين الذين لا يستخدمون ميزات المراسلة النصية ، فإنها مخاطرة أن نفترض أن كل شخص يكتب.
• قد يكون مكلفًا للمرشحين الذين ليس لديهم رسائل نصية غير محدودة ، وقد يكون هذا أمرًا محبطًا أو قد يتسبب في انسحاب مرشح من عملية التوظيف.
• قد تجعل الموظفون يعملون لساعات إضافية ، فإذا كان أعضاء الفريق يرسلون رسائل نصية إلى المرشحين ، فقد يعني ذلك أنهم أكثر عرضة للعمل من المنزل ، مما قد يؤدي إلى تحمل الالتزامات لدفع ساعات العمل الإضافية أو العمل الإضافي.
• يمكن أن يتسبب في تمييز غير مقصود إذا لم تكن حريصًا ، وأنت بالتأكيد لا تريد استبعاد شخص ما بسبب عدم استخدام الرسائل النصية