يعتبر السكرتير هو المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهارات معين مثل مهارة إدارة المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر، و تقارير النفقات .
مهارات السكرتير التنفيذي
- التوسيع في التحصيل العلمي في كل ما يخص دراسة السكرتارية التنفيذية .
- الاطلاع على شؤون المجتمع ، والأخبار العامة .
- معرفة اللوائح والنظم المعمول بها في البلاد التي يتعامل معها في مجال العمل .
- ومن أهم المهارات التي يجب أن تتوفر في السكرتير التنفيذي هو أن يكون لديه لغة متمكنة وخاصة لغة البلاد التي يعمل بها .
- السكرتارية ما هي إلا تنظم الإدارة ، والتنظيم يعد أهم مهارة يجب أن تتوفر لدى السكرتير التنفيذي .
- القدرة على تكوين علاقات مع أصحاب العمل ، ومن هم خارج العمل .
- معرفة الأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها .
- الإلمام بالمواضيع العامة ، والثقافية .
- معرفة اللوائح المعمول بها في البلد.
- الخبرة في طريقة كتابة التقارير ، والمعلومات المهمة .
- معرفة كيفية إعداد التقارير الفنية المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية .
- القدرة على التحكم في تنظيم الوقت للمديرين .
- معرفة كيفية التواصل مع الأشخاص من خلال استخدام الألفاظ المناسبة .
- العمل تطوير شخصيته ، والتعامل مع المديرين بطريقة صحيحة .
مهام السكرتير التنفيذي
هناك الكثير من مهام السكرتارية التنفيذية وهي :
معالجة البريد
ويمكن معالجة البريد عن طريق عدة أمور وهي :
- استلام البريد اليومي .
- جعل المدير يراه يومياً أو في أقرب فرصة ممكنة .
- ترتيب البريد حسب الاختصاص في العمل .
- نسخ صور متعددة من البريد حسب الأهمية .
- توزيع بريد كل قسم بصورة سريعة .
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ .
- تسجيل المكالمات ، والبريد الصادر.
- حفظ صورة عن البريد الصادر .
- إرسال البريد الصادر .
معالجة الاتصالات الهاتفية
- كتابة دليل كامل يتعلق بالأرقام المهمة .
- استقبال المكالمات في وقتاً سريع .
- معرفة المتصل ، والهدف من اتصاله.
- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة .
- الاتصال بالمدير عند الحاجة في أسرع وقت .
- تسجيل المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير.
إعداد المراسلات
- تحرير المادة المكتوبة .
- طبع المادة المُحررة .
- عمل تصدير المراسلات الصادرة .
- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة .
- تصميم النماذج التي تساعد على سير العمل بدقة .
تنظيم الاجتماعات
- حجز القاعات من أجل الاجتماعات .
- إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع للعمل بموعده .
- ترتيب قاعة الاجتماع وفق رأي المدير .
- استقبال المُشاركين في الاجتماع .
- تدوين الملاحظات المهمة في الاجتماع .
- توزيع أوراق الاجتماع مطبوعة ومرتبة حسب كل قسم .
تنظيم مواعيد المدير العام
- تسجيل بيانات الزوار .
- تقديم الأجندة على المدير .
- ترتيب البيانات للمدير .
ترتيب السفريات
- ترتيب البيانات المُرتبطة بالسفر .
- حجز الحجوزات المطلوبة ومُتابعتها .
- كتابة تقرير متعلق بالسفر .
- التواصل مع الجهة المُضيفة لإخبارها عن موعد وصول المدير .
- التواصل مع المدير تنظيم جدوله في خارج البلاد .
تنظيم محفوظات الإدارة
- تنظيم المكان الذي يناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات .
- ترتيب المحفوظات وفق كل قسم .
- ترميز المحفوظات .
- فهرسة المحفوظات .
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة .
- إحضار الملفات المرتبة عند الحاجة .
متابعة أعمال الإدارة
- معرفة الموضوعات التي لم تنتهي وتحتاج لمتابعة .
- رؤية ملف المتابعة بصورة يومية .
- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع .
- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص .
استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
- مُعالجة النصوص ، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point .
- إنشاء الجداول من خلال برنامج Excel.
- تنظيم المواعيد بمساعدة برنامج Out Look.
- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة .
- معرفة الأخبار وآخر الأحداث عن طريق الحاسوب .
إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
- عمل الخطابات المتعلقة بطلبات مُوظفي الإدارة .
- ترتيب إجازات العاملين .
- تدوين الحضور ، والغيابات ، وكل الأمور المتعلقة بحضور العاملين وتبليغ الإدارة بها .
- ترتيب الأعمال الإضافية للموظفين .
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي
يعد السكرتير التنفيذي من أهم الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري ، فهو يمثل القيام بالكثير من المهام الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي من الأعمال المهمة ، فيعد الركن الأول في تطوير العمل والمؤسسة .
راتب السكرتير التنفيذي
- الموظف في مهنة سكرتير تنفيذي في المملكة العربية السعودية يتقاضى راتب يصل إلى 7,020 ريال في الشهر (المعدل الشهري).
- تتراوح رواتب السكرتارية بين 3,440 ريال (الحد الأدنى) إلى 11,000 ريال (الحد الأعلى).
مهام السكرتير الناجح
- لبس أفضل الثياب حيث أنه يمثل واجهة الشركة .
- أن يمتلك شخصية قوية تساعده على اتخاذ القرارات الحازمة .
- القدرة على التحدث بكل طلاقة لجذب الانتباه .
- أن يتحلى بالخلق الرفيع و الصدق ، والأمانة، والنزاهة ، والاحترام، و المسؤولية ، والالتزام.
- أن يكون لديه قدرة كبيرة على العمل تحت ضغط .
- معاملة كل أفراد العمل بطريقة لطيفة مهما كانت مهنتهم في المؤسسة .
- أن يكون لديه القدرة على الالتزام بالمواعيد المحددة ، والانضباط الكبير .
- الهدوء هو من أهم الصفات التي يجب أن يتصف بها .
- لابد أن يكون لديه ذاكرة قوية قادرة على حفظ المعلومات ، ومعرفة الأشياء المهمة كمن غير المهمة .
- الحوار معه يكون بناء يمكن له أن يساعدك على معرفة آفاق جديدة للعمل ، ويكون لديه القدرة على كسب معارف من خلال هذا الحوار .
- أن يكون لديه من الخبرات ما يؤهله لهذا العمل .
- القدرة على التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي ، والتمكن من جمع المعلومات من خلالها ، والتعامل مع جميع البرامج التي تعمل من خلال الحاسوب ، والقدرة على التنسيق من خلالها .
- كتابة التقرير بشكل متقن ، وبدون أي أخطاء .
- التعاون هو الروح التي يجب أن تسود في المؤسسة ، ولا يتحقق ذلك إلا من خلال تعاون المدير التنفيذي .
- تقصي المعلومات وتتبعها ، وخاصة التي يطلبها المدير منه .
- كتم أسرار العمل ، والمحافظة على سريته .
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
السكرتير هو المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهرات معين مثل مهارة إدارة المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر، و تقارير النفقات وهناك تدرج في وظيفة السكرتارية على النحو التالي :
- مساعد إداري على مستوى الدخول.
- مساعد إداري.
- مساعد إداري كبير.
- السكرتير التنفيذي.
- الأمين التنفيذي الأول.
- مدير مكتب.
- مدير مكتب أول.
