يمكن أن يكون التنفيذ الصحيح لإعادة هندسة العمليات بمثابة منقذًا ومجددًا لأي عمل ، حيث يمكن أن تفعل هذه العملية المعجزات لأي شركة فاشلة أو راكدة ، مما يزيد من الأرباح ويحفز النمو . وفيما يلي سنتحدث عن الآلية الصحيحة لتطبيق إعادة هندسة العمليات ، مع توضيح مبادئها ، والعوامل التي تعتمد عليها .
مبادئ إعادة هندسة العمليات
- المهم النتائج ، وليس المهام .
- يلزم تحديد جميع العمليات المستهدفة ، وتحديد الأولويات وترتيبها .
- يجب دمج معالجة المعلومات في العمل القائم .
- يعد علاج الموارد المشتتة من مناطق مختلفة أمرًا هامًا في هذه العملية .
- يجب ربط الأنشطة المتوازية أثناء سير العمل ، بدلًا من الاكتفاء بدمج نتائجها .
كيفية تطبيق مبادئ إعادة هندسة العمليات
- قم بفحص جميع المهام التي تعمل على تحقيق نفس الهدف ، وقم بالجمع بين وظائف مختلفة معًا .
- قم بإعطاء الأولوية للعمل الفعلي حيث يكون أكثر منطقية .
- قم بربط العمليات الموازية التي تؤدي إلى نفس النتيجة داخل العملية ، بدلًا من دمج النتائج في النهاية .
- قم بالقضاء على أي أنظمة تحكم غير ضرورية .
- بدلًا من وجود عمليات إضافية لإدخال المعلومات ذات الصلة ، يجب أن يوفر المورد داخل العملية جميع البيانات اللازمة .
أهمية إعادة هندسة العمليات
مع إعادة هندسة العمليات التجارية ، ستحقق ما يلي لشركتك :
- التغيير ، ستحتاج إلى إجراء تقييم مستمر لعملياتك لتلبية متطلبات المجتمع المتطور وعميلك المتنامي .
- التركيز على العملاء ، سيمكنك ذلك التغيير من تقديم لعملائك خدمة أفضل .
- السرعة ، يمكنك خفض الوقت المستغرق إلى الربع ، بناءً على الأنظمة الجديدة .
- الضغط ، بما أنك ستكون قادرًا على خفض المهام الرئيسية للتكلفة ورأس المال فلم تتعرض إلى الضغط كما السابق .
- المرونة ، لأن الشركة ستتمكن من تطوير آلية تمكنها من تحديد نقاط الضعف والتكيف مع متطلبات السوق الجديدة .
- الجودة ، فالعمليات لا تؤثر بالضرورة على الأفراد فقط ، بل على جودة العمل أيضًا .
- الابتكار ، أي ستقوم الشركة بابتكار عمليات جديدة .
- الإنتاجية ، حيث تحسن إعادة هندسة العمليات فعاليتك وكفاءتك بشكل كبير .
- يقلل من التكلفة والوقت المستغرق ، حيث يلغي الأنشطة غير المنتجة ، والعمالة البشرية الزائدة عن الحاجة .
- تسهيل سير العمل ، حيث يساعد الإدارة والعملاء على تلقي ملاحظات سريعة .
- يضمن رضا العملاء ، إذا تمت تلبية احتياجات العملاء بسرعة ، فمن المحتمل أن يشعروا بالرضا ويطلبون المزيد .
كيف تحدد مدى استعداد شركتك لتنفيذ إعادة هندسة العمليات ؟
يجب أن تستوفي الشركة الشروط التالية أولًا :
- يجب أن يكون الحد الأدنى لعدد الموظفين 20 (على الأقل 4 في مناصب الإدارية) .
- يجب أن تتحلى الإدارة بالابتكار ، حيث يجب أن تكون متحمسة لتطبيق طرق جديدة للعمل .
- يلزم توافر بنية تحتية جيدة لتكنولوجيا المعلومات ، أي يجب أن تكون الإدارة مستعدة للاستثمار بكثافة في تكنولوجيا المعلومات .
المشاكل التي يمكن لإعادة هندسة العمليات حلها
- يمكن أن تقدم عملية إعادة هندسة العمليات حلولًا لمشكلات متعددة ، بما في ذلك :
- ارتفاع تكاليف التشغيل .
- انخفاض الجودة التي يتم تقديمها للعملاء .
- التأخير في إنجاز الأعمال .
- الأداء الضعيف للمديرين أو المستوى المتوسط .
- التوزيع غير المناسب للموارد والمهام .
كيفية تحقيق النجاح بإعادة هندسة العمليات
- ربما ترتبط العديد من محاولات BPR غير الناجحة بعدم الفهم الجيد لها وتطبيقها بشكل خاطئ .
- تعرف المنظمات أنها بحاجة إلى إجراء تغييرات ، لكنها لا تعرف بالضبط أين أو كيف تقوم بذلك .
أفضل ممارسات إعادة هندسة العمليات لضمان التنفيذ الناجح
يمكن أن يكون برنامج إعادة هندسة العمليات ناجحًا من خلال مراعاة ما يلي :
- تلبية احتياجات العملاء ، حيث يتم تحديد أولويات احتياجات العملاء ، ويتم استخدام هذه الرؤية لتوجيه الممارسات التجارية بشكل مناسب .
- تحليل احتياجات العمل ، فهناك مزايا التكلفة التي يتعين تحقيقها والتي تساعد المنظمة لتصبح أكثر قدرة على المنافسة .
- تكوين فريق استعراض الأداء ، حيث يتم إجراء تحليل نقدي لجميع العمليات التشغيلية ، مع طرح الأسئلة ذات الصلة حول طريقة العمل المعمول بها وكيف يمكن تطويرها .
- التحسين المستمر للأداء ، فهناك رغبة في النظر إلى ما وراء المهام والحدود الوظيفية التقليدية والتركيز على النتائج .
- إدارة التغيير الفعال ، حيث يمكنك القيام بذلك عن طريق تقييم جميع الأنشطة والمهام والقضاء على الأنشطة التي لا تضيف المزيد من القيمة .
- البنية التحتية المناسبة لتكنولوجيا المعلومات ، فهناك استعداد للاستثمار في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للشركة .
العوامل التي قد تؤدي إلى فشل إعادة هندسة العمليات
- عدم الاعتراف بحجم المشكلة ، فإذا لم يكن هناك استعداد واضح لوضع جميع العمليات الحالية قيد الاختبار ، فلن تكون هناك فرصة للنجاح .
- نقص التدريب ، فبدون تدريب ، سوف تفشل المحاولات ، ويعتبر هذا بمثابة تمرين لمرة واحدة لخفض التكاليف . ولكن في الواقع ، تعتبر تخفيضات التكلفة نتيجة ثانوية للنشاط وليست الشاغل الرئيسي .
- عدم كفاية البنية التحتية ، فهناك حاجة إلى بنية تحتية كافية ، وتقديم دعم كبير من الإدارة والموظفين . ومع الأسف فإن العديد من المبادرات لا تنطلق أبدًا لعدم بذل الجهود الكافية لتأمين الدعم .
- تحسين قسم على حساب قسم آخر ، أي يجب أن يكون هناك انفتاح في تقييم كل عملية منفردة بالتفصيل . وبالمثل ، ينبغي أن يكون هناك استعداد لتغيير كل ما هو مطلوب لتحقيق الكفاءة الشاملة .
- ضيق الوقت المطلوب لتحسين العملية التجارية ، فهناك الكثير من التركيز الداخلي ، وليس ما يكفي من الاهتمام بالصناعة واختيار أفضل الممارسات التي يمكن استخدامها كعلامات مرجعية .
أمثلة على عملية إعادة هندسة العمليات
إعادة هندسة العمليات في تصحيح الاختبارات
- واحدة من أكثر المهام المحزنة للمعلمين والطلاب ، سواء في الجامعات أو المدارس ، هي إنشاء أداء الاختبارات ، وتصحيحها في وقت لاحق .
- واحدة من أكبر المشكلات التي يواجهها المعلمون هي تفسير خط الطالب ، والتي غالبًا ما تكون غير مفهومة ، بسبب تعب الطلاب من الكتابة باليد .
- جاء الحل من خلال استخدام النماذج الإلكترونية ، حيث يمكن للطلاب الكتابة ، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى الأدوات الأخرى التي تساعد في إجاباتهم ، مثل جداول البيانات .
- لمنع الطلاب من البحث عن الإجابات على الإنترنت ، لا تملك هذه الأجهزة اتصالًا بخدمة الواي فاي أو الإنترنت .
- يعتمد الأمر على استخدام أجهزة بسيطة (منخفضة التكلفة) يقوم فيها الطلاب بإجابة الاختبارات ، ثم يقوم المعلم بجمعها .
- يقوم المعلم بعد ذلك بتوصيل البيانات بنظام يساعدهم على تصحيح الاختبارات (دون الحاجة إلى تفسير الكتابة) ، ومشاركة التعليقات مع الطلاب ، والوصول إلى إحصاءات الأداء .
إعادة هندسة العمليات التجارية في إنتاج الحبوب
- تبدأ عملية تحويل الأغذية إلى منتجات الحبوب في المزرعة بالحصاد . ويتبع ذلك المعالجة الأولية ، والتعبئة ، والنقل إلى مصانع المعالجة .
- حللت أحد شركات إنتاج الحبوب الكبيرة عمليتها واكتشفت مشكلة لوجستية خطيرة . فقد ما يقرب من 20 ٪ من الحبوب التي يتم حصادها تتساقط أثناء النقل ، بسبب هشاشة الطرق .
- بعد الدراسة ، توصلت إعادة هندسة العمليات إلى استنتاج مفاده أنه سيكون من الأكثر ربحية نقل المصانع إلى أماكن أقرب إلى المزارع .
- بعد ذلك ، يقومون بنقل المنتجات النهائية إلى المراكز الكبيرة مع خسائر أقل بكثير .
استخدام إعادة هندسة العمليات في معالجة النظام غير المتكامل
- أحيانًا يكون على كل عضو في الفريق الانتقال إلى العديد من الإدارات والأفراد لحل مشكلة ما .
- يفقد الناس المعلومات ، ويكررون البيانات باستمرار ، مما يحبط الجميع . ويمكن حل هذا عن طريق تغيير عام في نظام الشركة .
- يؤدي دمج الأنظمة مع البرامج الفعالة إلى جعل جميع المعلومات واضحة ومتاحة .
- يعتبر النظر في إعادة هندسة العمليات ، مفتاحًا لإلهامك وإثارة أفكار الحلول المبتكرة لعملك .
