تعتمد العملية التعليمية في المدارس بالمملكة على العديد من الوظائف ، والتي تندرج تحت مهام الدليل الإجرائي والدليل التنظيمي بالمدارس ؛ حيث يُستخدم الدليلان لتنظيم وتحديد كافة الإجراءات المتعلقة بالخطط المدرسية ، ومن الوظائف المهمة بالمدرسة هي وظيفة الكاتب أو الكاتبة ؛ حيث يُسند إليه مجموعة من المهام الكتابية التي من شأنها ترتيب البيانات وتنظيمها ، وبذلك فهي من الوظائف التي لا غنى عنها بالمدارس.
ما هي وظيفة الكاتبة
هي التي يُسند إليها مسؤولية الأعمال الإدارية والكتابية بالمدرسة ؛ حيث أنها تكون مسؤولة عن الصادر والوارد والملفات الخاصة بالطالبات ، والقيام باستقبال المستجدات منهن ؛ وما يندرج تحت ذلك من ترحيل وغيره ، ومن الضروري أن تكون قادرة على القيام بكافة المهام المُسندة إليها في العمل ؛ حيث أنها تتحمل مجموعة من المسؤوليات التي من شأنها تنظيم العمل بشكل جيد دون خلل.
مهام وظيفة الكاتبة
تشمل المسؤوليات المسندة إلى الكاتبة ما يلي :
القيام بالأعمال الخاصة بالسكرتارية ، واستلام المكاتبات والمعاملات الواردة إليها في العمل ، ومن ثَم القيام بعرضها على المدير من أجل اتخاذ الإجراءات اللازمة تجاهها وفقًا لتعليمات المدير
القيام بإعداد المكاتبات الصادرة ثم طباعتها والقيام بمتابعة صدورها
العمل على تنظيم السجلات والملفات ، والقيام بتدوين المعلومات والبيانات في حينها دون تأخير
تنظيم المستودع الموجود بالمدرسة ، والقيام بجرد المحتويات بداخله تبعًا للتعليمات المنظمة لذلك
القيام بتسجيل الفواتير الخاصة بالمصروفات المالية وتنظيمها وحفظها
القيام بأي عمل آخر قد يسنده المدير إليها تبعًا لما تقتضيه طبيعة العمل
القيام بطباعة كل ما تتكلف به من المكاتبات التي تحتاج إليها المدرسة
القيام بتصوير ما تحتاجه المدرسة إذا وُجدت آلة التصوير بالمدرسة
الإلمام بكافة التعليمات والنشرات والعمل على تنفيذها.
الصفات التي يجب توافرها في الكاتبة
من الضروري أن تكون الكاتبة ملتزمة بأحكام وتعاليم الدين الإسلامي الحنيف
عليها أن تتبع الانظمة والتعليمات وقواعد السلوك المفروضة فيما يتعلق بالآداب العامة والابتعاد عن كل ما هو مخل بشرف المهنة
تُعتبر الكاتبة بمثابة أمينة السر بالمدرسة ، وعليها أن تحافظ على سرية الأعمال التي تُسند إليها
القيام بالحفاظ على العهدة التي تم إسنادها إليها
القيام بالإشراف على النظافة والنظام بالمدرسة
الإشراف على انتظام الطالبات في الطابور الصباحي أثناء الاصطفاف.
الفرق بين وظيفة الكاتب والمساعد الإداري
هناك فرق في المهام التي تُسند إلى كل من الكاتب والمساعد الإداري ؛ حيث أن مهام الكاتب تنحصر داخل المدرسة فقط وليس له أي صلة بعمل يتم خارج نطاق المدرسة ، بينما المساعد الإداري يكون مسؤولًا عن الأعمال التي تتم خارج المدرسة ، بمعنى أنه المسؤول عن كل ما يرد من خارج المدرسة ، وكذلك كل ما يصدر إلى داخل المدرسة ، وتنحصر مهامه في توليه للأعمال الإدارية التي تتطلب النواحي التنظيمية إيجادها بالمدارس.
والأعمال الإدارية التي تُسند للمساعد الإداري تكون متعددة مثل العلاقات العامة والإجراءات المالية والإدارية وأعمال السكرتارية والنسخ والاستعلامات ، والقيام بمهام أخرى تكون متعلقة بهذا المجال الخاص بالعلاقات خارج المدرسة ، والذي يساعد في سير العمل بنظام داخل المدرسة ؛ حيث أنه يكون بمثابة حلقة الوصل بين المدرسة وبين ما ترتبط به من أعمال خارجية في مؤسسات مختلفة ، كما أنه يساعد في العملية التنظيمية بالمدرسة من خلال القيام بعدة مهام مثل متابعة جدول المواعيد للمدير ، والقيام بالإشراف على عمل موظف الاستقبال ، وكذلك القيام بتجهيز وطباعة الخطابات الرسمية والبريد اليومي مثل المذكرات.
