يوجد عدد من المهام التي يجب أن يقوم بها المساعد الإداري حسب الدليل الإجرائي، ويكون المسئول المباشر عن المساعد الإداري هو : وكيل المدرسة للشؤون التعليمية، ووكيل المدرسة للشؤون المدرسية، ويكون الهدف العام من وظيفة المساعد الإداري هو تقديم الخدمات الإدارية التي تساعد في تنفيذ العملية التعليمية والتربوية في المدارس، وتقديم يد المساعدة للعاملين فيها .
واجبات ومسئوليات المساعد الإداري
1- يقوم المساعد الإداري باستلام وحفظ المواد والكتب المدرسية وغيرها في الأماكن المناسبة لها في المدرسة .
2- يقوم المساعد الإداري بإدارة أعمال المستودع في المدرسة وتنظيمها .
3- يقوم المساعد الإداري بتسجيل العهدة وتسليمها لكل العاملين في المدرسة، والقيام باستلامها في نهاية اليوم الدراسي .
4- يقوم المساعد الإداري بتنظيم ملفات الموظفين في المدرسة، ووضع كل المستجدات فيها أولا بأول .
5- يقوم المساعد الإداري بالمشاركة في أخذ الغياب والحضور وتأخر الطلاب عن المدرسة .
6- يقوم المساعد الإداري بمساعدة وكلاء المدرسة في الإشراف على الطلاب في الطابور الصباحي، وبين الحصص وأثناء الفسحة المدرسية .
7- يقوم المساعد الإداري بتبليغ أولياء الأمور إذا تأخر الطالب أو غاب عن المدرسة بأي من الوسائل المتاحة له .
8- يقوم المساعد الإداري باستلام الملفات الخاصة بالطلاب المستجدين وتجهيزها وكذلك ملفات الطلاب المنقولين للمدرسة ومنها، ويقوم بإنهاء كل الإجراءات المتعلقة بها .
9- يقوم المساعد الإداري بتنظيم ملفات الطلاب، وإكمال كل الوثائق المطلوبة .
10- يقوم المساعد الإداري بتزويد وكيل شئون الطلاب بنماذج الإحالات الطبية، والشهادات التعريفية للطلاب، لكي يقوم بتقديمها للجهة المختصة بذلك .
11- يقوم المساعد الإداري بحفظ السجلات والملفات وتنظيم الأرشيف .
12- يقوم المساعد الإداري بالقيام بأي مهمة يتم تكليفه بها من المسؤول المباشر في مجال اختصاصه .
معلومات عن وظيفة المساعد الإداري
1- يكون المساعد الإداري على علاقة بكل الموظفين في المدرسة، ولا يوجد لديه علاقة بأي مؤسسات خارجية .
2- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بالتعليمات التي تتعلق بطبيعة عمله جيدا .
3- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بالأعمال الكتابية وكيف يمكن ممارستها .
3- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بأدوات ونماذج طبيعة عمله .
4- يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بالفهرسة وتنظيم الوثائق وطريقة تصنيفها .
5- يجب أن يمتلك المساعد الإداري بعض المهارات والقدرات، مثل : ترتيب وحفظ الملفات وفهرستها، القدرة على المتابعة والتنسيق، الاتصال بالآخرين وإجادة التعامل معهم، استخدام الكمبيوتر وتطبيقاته في العمل .
6- يجب أن يكون لدى المساعد الإداري بعض السمات الشخصية مثل : أن يمتلك أخلاقيات الوظيفة، وأن يكون قادر على التكيف مع متطلبات العمل وضغوطاته، وأن يعمل بروح الفريق، وأن يكون قادر على المبادرة، ويتمتع بالاحترام والتقدير، والثقة بالنفس، والموضوعية، والتواضع .
أنواع المساعد الإداري
مسمى مساعد إداري يمكن أن يكون مسمى رسمي أو وصف عام لوظيفة الموظف في المكاتب، ويكون هناك العديد من الاختلافات للوصف الوظيفي لوظيفة المساعد الإداري حسب نوع العمل الذي يقوم به :
1- يقدم المساعد الإداري الدعم في الأقسام الآتية في الشركات : الموارد البشرية، المحاسبة، التطوير، المبيعات، التسويق، تقنية المعلومات .
2- السكرتير أو المساعد التنفيذي، هو الذي يقوم بتقديم الدعم للأفراد التنفيذيين بالشركة، ويتعامل هذا الموظف مع بيانات الشركة والبيانات الشخصية الحساسة .
3- موظف الاستقبال، ويكون مهامه الرد على الهاتف واستقبال الزوار وغيرها .
4- مساعد المشروعات الذي يقوم بتقديم الدعم للمشروعات في الشركة .
5- المساعد الشخصي وهو من يقوم بتقديم المساعدة الشخصية، حيث تتمثل مسئوليته في الاهتمام بمختلف المهمات التي لا تتعلق بالعمل .
6- الموظف المكتبي الذي يقوم بمهمات مثل حفظ الملفات أو إدخال البيانات .
7- مساعد الحسابات، الذي يقوم بتقديم الدعم لأقسام الشركة في مجال الموارد المالية وحساب المدفوعات وحساب المديونيات .
8- مساعد الإنتاج الذي يقوم بتقديم الدعم في مجال الإنتاج السينمائي والتلفزيوني
