تُعد مهنة السكرتارية من الوظائف الإدارية المحورية في الحقل الإداري، ويعتبر جزءًا جوهريًا من العمل في المؤسسات والمنظمات بغض النظر عن اختلاف ميادينها ومجالاتها، وتقع على عاتق العاملين في هذا المجال المسؤولية الكبرى، حيث يهتمون بالقيام بالعديد من الوظائف التنظيمية والإدارية والأرشيفية، وتحديد المواعيد وتنظيمها، بالإضافة إلى التواصل مع الجهات الداخلية والخارجية ذات العلاقة بالعمل، والرد على استفسارات الجمهور، وتنسيق الاجتماعات وحفظ البيانات والوثائق ليمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
مواصفات السكرتير الناجح
هناك العديد من الصفات التي يجب أن تتوافر في السكرتير الناجح سواء صفات سلوكية أو أخلاقية أو مظهر خارجي، مع الحاجة الشديدة إلى الطلاقة في الحديث والقدرة على التصرف السليم، وسرعة البديهة وقوة الذاكرة والقدرة على حفظ المعلومات واسترجاعها بصورة صحيحة، وبالوقت المناسب، ويجب أن يكون السكرتير الناجح على دراية تامة باحترام الوقت والقدرة على إدارته والاهتمام، والتمتع بقوة الذاكرة وحفظ المعلومات واسترجاعها بصورة صحيحة.
الصفات المهنية للسكرتير
ـ وجود مؤهل علمي في نفس المجال.
ـ القدرة على التعلم المستمر ومواكبة كافة التطورات التي تطرأ على الحقل الإداري، والتي يصل إليها العقل البشري.
ـ القدرة على استخدام المعدات المكتبية بصورة تامة.
ـ الإحاطة بكافة المهارات التكنولوجية والتقنية الأساسية، وخاصة استخدام الحاسوب وشبكات الإتصال الحديثة.
ـ امتلاك مهارات إدارية عالية في مجال تنظيم المكاتب.
ـ إمتلاك مهارات كبرى في العمل الأرشيفي.
ـ القدرة على إعداد التقارير وصياغة وإعداد المراسلات الداخلية والخارجية بصورة سليمة.
ـ القدرة على التعامل مع البريد.
ـ العمل ضمن فريق واحد والعمل الفردي في نفس الوقت.
ـ القدرة على التواصل والإقناع والتفاوض، وتقبل الرأي الآخر.
ـ المعرفة الحقيقية في ميدان التحليل المالي والإداري، ومجال التدقيق.
أهمية مهنة السكرتارية
أصبحت وظيفة السكرتارية من أهم المهن المتواجدة حاليًا وخاصة مع ظهور التقنيات والأجهزة الإلكترونية الحديثة وخاصة جهاز الحاسوب، الذي ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، وهذا أدى إلى زيادة تواجدها واختيارها بحرص شديد، فلها العديد من المهام ومنها :
ـ التقليل من نسبة الضغط في العمل وخصوصًا على المدراء، ورؤوساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
ـ تنسيق كافة أنواع الأعمال من خلال التحضير للإجتماعات والنقاشات وغيرها.
ـ توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
ـ تأمين وسائل الإتصال بين المدراء وبين المحيط الخارجي.
ـ تدقيق الوثائق والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسميًا.
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
يتشابه كلا المسمين كثيرًا ويكمن الفرق في المهام التي يقوم بها كلًا منهما، ولا يمكن لأي مؤسسة الاستغناء عن أي منهما، وتتلخص مهامهما في :
مهام السكرتير
ـ يهتم بتنظيم العمل داخل المكتب.
ـ تحديد أوقات المقابلات مع المدير حسب جدول الأعمال.
ـ تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الإدارة.
ـ استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير في الأوقات المناسبة.
ـ حضور الاجتماعات لعرض جدول الأعمال، مع تدوين كافة الملاحظات والنتائج.
ـ متابعة تنفيذ القرارات الإدارية عن طريق التواصل مع كافة الأقسام الأخرى.
ـ رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين.
ـ الحرص الدائم على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل.
ـ عرض المقترحات المقدمة من قبل موظفي الشركة إلى المدير وكافة الشكاوي.
مهام السكرتير التنفيذي
ـ القيام بتحضير المراسلات والتقارير.
ـ تحضير مواد العروض التقديمية.
ـ تأمين الترتيبات اللازمة الخاصة برحلات المدير العام.
ـ تأمين النزول والسكن والزيارات لكافة زوار الشركة من الخارج.
ـ متابعة أجندة المدير العام.
ـ إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والعديد من الأمورالخاصة بإغلاق سلفة المصاريف.
ـ تنظيم الاجتماعات واللقاءات ومستلزماتها.
ـ استقبال الزوار والعملاء.
ـ أداء المهام المكتبية العامة، الخاصة بالنسخ والتصوير والفاكس والأرشفة للملفات.
ـ إعداد نظام أرشفة ورقي وآخر إلكتروني.
ـ التعاقد مع شركات الشحن الدولي.
ـ الحصول على عروض الأسعار الخاصة بأثاث المكتب واحتياجاته
