تقوم الشركات عمومًا بموازنة دفاترها كل ربع سنة ثم مرة أخرى في نهاية العام ، وعلى الرغم من أن الآخرين قد يفضلون تسوية الكتب كل يوم أو كل أسبوع وهذا عمل كثير ، لكن يمكن القيام به إذا اخترت ذلك ، وذلك يتم كله عن طريق مصطلح يسمى بالدورة المحاسبية ، فما هي الدورة المحاسبية؟ وما هي خطواتها؟
ما هي دورة المحاسبية
الدورة المحاسبية هي عملية شاملة لتسجيل ومعالجة جميع المعاملات المالية للشركة ، من وقت حدوث المعاملة إلى تمثيلها في البيانات المالية إلى إغلاق الحسابات ، حيث أنه واحدة من المهام الرئيسية لمسك الدفاتر هو متابعة الدورة المحاسبية الكاملة من البداية إلى النهاية ؛ تكرر الدورة نفسها كل سنة مالية طالما ظلت الشركة تعمل .
الدورة المحاسبية هي عملية خطوة بخطوة لتسجيل وتصنيف وتلخيص المعاملات الاقتصادية للأعمال ، حيث يولد معلومات مالية مفيدة في شكل بيانات مالية بما في ذلك بيان الدخل، والميزانية العمومية ، وبيان التدفقات النقدية وبيان التغيرات في حقوق الملكية .
يتطلب مبدأ الفترة الزمنية أن تقوم الشركة بإعداد بياناتها المالية على أساس دوري ، لذلك يتم اتباع الدورة المحاسبية مرة واحدة خلال كل فترة محاسبية ؛ تبدأ الدورة المحاسبية من تسجيل المعاملات الفردية وتنتهي بإعداد البيانات المالية وإغلاق القيود .
تتضمن دورة المحاسبية جميع الحسابات و إدخالات دفتر اليومية وحسابات T والخصم والأرصدة وتعديل الإدخالات على مدار دورة كاملة .
كيف تعمل الدورة المحاسبية
الدورة المحاسبية هي مجموعة منهجية من القواعد لضمان دقة وتوافق البيانات المالية ، حيث ساعدت أنظمة المحاسبة المحوسبة والعملية الموحدة للدورة المحاسبية على الحد من الأخطاء الحسابية واليوم ، تقوم معظم البرامج بإتمام الدورة المحاسبية بشكل كامل ، مما يؤدي إلى جهد بشري أقل وأخطاء مرتبطة بالمعالجة اليدوية
خطوات الدورة المحاسبية
هناك ثمان خطوات للدورة المحاسبية وهي :
الخطوة الأولى : المعاملات
تبدأ المعاملات المالية العملية فإذا لم تكن هناك معاملات مالية ، فلن يكون هناك شيء لتتبعه قد تتضمن المعاملات مكافأة الدين أو أي مشتريات أو شراء أصول أو إيرادات مبيعات أو أي نفقات يتم تكبدها .
الخطوة الثانية : إدخالات دفتر اليومية
بعد إجراء المعاملات تكون الخطوة التالية هي تسجيل هذه الإدخالات في دفتر يومية الشركة بترتيب زمني ،كما أنه عند الخصم من حساب واحد أو أكثر وقيد حساب واحد أو أكثر ، يجب أن تكون الحسابات المدينة والدائنة متوازنة دائمًا .
الخطوة الثالثة : الترحيل إلى دفتر الحسابات العام (GL)
يتم بعد ذلك نشر إدخالات دفتر اليومية إلى دفتر الحسابات العام حيث يمكن الاطلاع على ملخص لجميع المعاملات إلى الحسابات الفردية .
الخطوة الرابعة : ميزان المراجعة
في نهاية الفترة المحاسبية (التي قد تكون ربع سنوية أو شهرية أو سنوية حسب الشركة) ، يتم احتساب إجمالي الرصيد للحسابات .
الخطوة الخامسة : ورقة العمل
عندما لا تتطابق الخصومات والائتمانات في ميزان المراجعة ، يجب على كاتب الحسابات البحث عن الأخطاء وإجراء التعديلات التصحيحية التي يتم تتبعها في ورقة العمل .
الخطوة السادسة : تعديل المدخلات
في نهاية الفترة المحاسبية للشركة ، يجب ترحيل تعديل الإدخالات إلى حسابات الاستحقاقات والتأجيلات .
الخطوة السابعة : البيانات المالية
يمكن إعداد الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية باستخدام الأرصدة الصحيحة .
الخطوة الثامنة : إغلاق القيود أو الختام
يتم إغلاق حسابات الإيرادات والمصروفات وتسجيلها صفرًا للدورة المحاسبية التالية ، وذلك لأن حسابات الإيرادات والمصروفات هي حسابات بيان الدخل، والتي تظهر الأداء لفترة محددة ؛ كما أنه لا يتم إغلاق حسابات الميزانية العمومية لأنها تُظهر المركز المالي للشركة في وقت معين .
توضيح خطوات الدورة المحاسبية
لبدء الدورة المحاسبية من الضروري فهم ما يشكل معاملة تجارية ؛ المعاملات التجارية هي أحداث قابلة للقياس تؤثر على الوضع المالي للشركة ، كما يمكن أن تكون المعاملات التجارية هي تبادل السلع مقابل النقد بين الشركة والطرف الخارجي ، مثل بيع كتاب أو يمكن أن تنطوي على دفع رواتب للموظفين .
تشترك هذه الأحداث في شيء واحد أساسي لقد تسببت في تغيير قابل للقياس في المبالغ في المعادلة المحاسبية الأصول = الخصوم + حقوق المساهمين ؛ الدليل على وقوع حدث عمل هو مستند مصدر، كما تعد تذاكر المبيعات والشيكات والفواتير مستندات مصدر شائعة ، بالإضافة إلى أن مستندات المصدر تعد مهمة لأنها البرهان النهائي على حدوث معاملة تجارية .
بعد التحديد من خلال مستندات المصدر أن الحادث عبارة عن معاملة تجارية ، يتم إدخاله بعد ذلك في دفاتر الشركة عبر إدخال دفتر يومية بعد إدخال جميع المعاملات الفترة في المجلات المناسبة ، يتم نشر الدوريات في دفتر الحسابات العام ؛ يثبت ميزان المراجعة أن الكتب متوازنة أو أن الديون تساوي الاعتمادات ، ومن ميزان المراجعة يمكن للشركة إعداد بياناتها المالية .
بعد إعداد البيانات المالية يتم تسجيل إدخالات تعديل وإغلاق نهاية الشهر (تسجيلها) ونشرها في الحسابات المناسبة ، وبعد إجراء هذه الإدخالات ، يتم تشغيل ميزان المراجعة بعد الإغلاق .
دفتر الحساب العام بالدورة المحاسبية
يعمل دفتر الحسابات العام بمثابة عيون وآذان دفاتر الحسابات والمحاسبين ، ويظهر جميع المعاملات المالية داخل الشركة وبشكل أساسي، فهو عبارة عن تجميع ضخم لجميع المعاملات المسجلة على مستند معين أو على برنامج محاسبة ، وهي الطريقة السائدة في الوقت الحاضر على سبيل المثال إذا كنت ترغب في رؤية التغييرات في مستويات النقد على مدار النشاط التجاري وجميع معاملاتها ذات الصلة ، ستنظر في دفتر الحسابات العام الذي يعرض جميع الخصومات والأرصدة النقدية .
توقيت الدورة المحاسبية
تبدأ الدورة المحاسبية وتكتمل خلال فترة محاسبية ، وهو الوقت الذي يتم فيه إعداد البيانات المالية ؛ تختلف الفترات المحاسبية وتعتمد على عوامل مختلفة ومع ذلك أكثر أنواع الفترة المحاسبية شيوعًا هي الفترة السنوية ؛ خلال الدورة المحاسبية ، تحدث العديد من المعاملات ويتم تسجيلها،وفي نهاية العام يتم إعداد البيانات المالية بشكل عام .
يتعين على الكيانات العامة تقديم البيانات المالية في تواريخ معينة لذلك تدور الدورة المحاسبية الخاصة بهم حول تواريخ متطلبات إعداد التقارير ، ويتحقق ميزان المراجعة بعد الإغلاق من أن المدينين يساوون الاعتمادات وأن جميع الأرصدة الأولية للحسابات الدائمة موجودة .
مشكلة الموازنة
الغرض من الدورة المحاسبية هو التأكد من أن جميع الأموال القادمة أو الخارجة من الأعمال التجارية يتم حسابها ، لهذا السبب يعد التوازن أمر بالغ الأهمية .
ومع ذلك يتم ارتكاب الأخطاء بشكل متكرر عند تسجيل الإدخالات ، مما يؤدي إلى توازن تجريبي غير صحيح يجب تعديله بحيث تتطابق الخصومات والائتمانات ؛ وتشمل الأسباب الأكثر شيوعًا لخلل في الحساب ما يلي :
- نسيان المعاملة .
- ترحيل معاملة إلى الحساب الخاطئ .
- ترحيل معاملة كمدين بدلاً من ائتمان أو العكس .
- منشورات مكررة .
- ترحيل المبلغ الخاطئ .
ولكن على الرغم من ذلك بمجرد اكتشاف هذه المشكلة يتم تصحيح الخطأ بسهولة .
أساسيات الدورة المحاسبية
لفهم الدورة المحاسبية بشكل كامل، من المهم أن يكون لديك فهم قوي لمبادئ المحاسبة الأساسية ؛ يجب أن تعرف عن الاعتراف بالإيرادات (عندما تستطيع الشركة تسجيل إيرادات المبيعات) ، مبدأ المطابقة (مطابقة النفقات مع الإيرادات) ، ومبدأ الاستحقاق .
ستمكنك هذه المفاهيم الأساسية من إنشاء بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي ، وهي أهم الخطوات في دورة المحاسبة .
الفرق بين الدورة المحاسبية ودورة الميزانية
تختلف الدورة المحاسبية عن دورة الميزانية ، حيث تركز الدورة المحاسبية على الأحداث التاريخية وتضمن الإبلاغ عن المعاملات المالية المتكبدة بشكل صحيح ، بينما في المقابل تتعلق دورة الميزانية بالأداء التشغيلي المستقبلي والتخطيط للمعاملات المستقبلية .
كما تساعد الدورة المحاسبية في إنتاج المعلومات للمستخدمين الخارجيين ، بينما تستخدم دورة الميزانية بشكل أساسي لأغراض الإدارة الداخلية .
